1、各单位向综合档案室移交的文件材料，须按文件交接清单的栏目要求逐件填写，并一式二份，一份存综合档案室，一份自存。
2、声像类形成的照片、光盘等，结合形成相对应的文件材料，组合在一起填写清单，并在每张光盘和照片等各种载体上注明时间、地点、人物、事由等。
3、财会类文件材料按《财会类档案归档范围和保管期限》的要求进行组卷，以案卷目录的形式移交综合档案室。
4、科研类文件材料的清理，主要是填写已结束的材料（将一个课题所形成的各类文件材料组合在一起）。
5、党务类、行政类形成的文件材料，须按年度划分：年度内的按中央、省级、本院分级填写，本校党代会、教代会、团代会文件材料须单独填写清单。
6、教学类形成的文件材料，按学年度填写清单。其中，学籍管理中形成的各类材料按照《教学类档案归档范围和保管期限》中JX11.5条款要求进行组卷，以案卷目录形式移交综合档案室。
7、设备类形成的文件材料需成套性填写，其中，声像载体材料参照第3条要求填写。
8、基建类文件材料按照《基建类档案归档范围和保管期限》执行，做到工程结束后组卷，以案卷目录形式移交综合档案室。
9、出版类文件材料按照《安庆师范学院出版类档案归档范围和保管期限》进行组卷，以案卷目录形式移交综合档案室。
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